1. Auswahl des Auftragsverarbeiters
Der erste Schritt zur Erfüllung der Anforderungen von Art. 28 DSGVO besteht darin, einen geeigneten Auftragsverarbeiter auszuwählen. Verantwortliche müssen sicherstellen, dass der potenzielle Auftragsverarbeiter ausreichende Garantien bietet, um die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen. Dies beinhaltet die Bewertung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, die der Auftragsverarbeiter implementiert hat, um den Datenschutz zu gewährleisten.
2. Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags
Gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO muss zwischen dem Verantwortlichen und dem Auftragsverarbeiter ein Vertrag geschlossen werden, der die Verarbeitung personenbezogener Daten regelt. Dieser Vertrag muss spezifische Inhalte umfassen, darunter:
- Gegenstand und Dauer der Verarbeitung
- Art und Zweck der Verarbeitung
- Art der personenbezogenen Daten und Kategorien betroffener Personen
- Rechte und Pflichten des Verantwortlichen
Der Vertrag muss auch spezifische Anforderungen an den Auftragsverarbeiter enthalten, wie z.B. die Verpflichtung, nur auf dokumentierte Weisungen des Verantwortlichen zu handeln und geeignete Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen.
3. Laufende Überwachung und Audits
Die Überwachung des Auftragsverarbeiters endet nicht mit dem Abschluss des Vertrags. Verantwortliche müssen regelmäßig überprüfen, ob der Auftragsverarbeiter die vereinbarten Maßnahmen tatsächlich umsetzt. Dies kann durch regelmäßige Audits, Berichte und Überprüfungen geschehen. Verantwortliche sollten:
- Regelmäßige Audits planen, um die Einhaltung der Datenschutzanforderungen zu überprüfen.
- Berichte und Nachweise vom Auftragsverarbeiter anfordern, die die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen dokumentieren.
- Bei Bedarf Anpassungen im Vertrag oder in den Maßnahmen verlangen, um neue Risiken oder Schwachstellen zu adressieren.
4. Reaktion auf Datenschutzverletzungen
Ein weiterer wichtiger Aspekt der Überwachung ist die Reaktion auf Datenschutzverletzungen. Der Auftragsverarbeiter muss den Verantwortlichen unverzüglich über jede Datenschutzverletzung informieren. Verantwortliche sollten sicherstellen, dass der Auftragsverarbeiter über ein effektives Verfahren zur Erkennung und Meldung von Datenschutzverletzungen verfügt.
5. Beendigung der Zusammenarbeit
Wenn der Auftragsverarbeiter die Anforderungen nicht erfüllt oder gegen den Vertrag verstößt, muss der Verantwortliche in der Lage sein, die Zusammenarbeit zu beenden. Der Vertrag sollte klare Regelungen zur Beendigung und zur Rückgabe oder Löschung der Daten nach Beendigung der Verarbeitung enthalten.
Fazit
Die Überwachung von Auftragsverarbeitern nach Art. 28 DSGVO erfordert eine sorgfältige Auswahl, klare vertragliche Vereinbarungen und eine kontinuierliche Überprüfung der Einhaltung der Datenschutzanforderungen. Durch die Implementierung eines robusten Überwachungsprozesses können Verantwortliche nicht nur die Einhaltung der DSGVO sicherstellen, sondern auch das Vertrauen ihrer Kunden und Partner stärken.
(Autor: Datenschutz Frick mit Hilfe durch AI Chat)
