Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Die Vorgehensweise beziehungsweise das Verfahren mit personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen wird in diesem Dokument festgehalten.

Gemäß des Bundesdatenschutzgesetzes (neu) ist von der verantwortlichen Stelle (also Ihr Unternehmen) eine Übersicht über die Verarbeitungstätigkeiten, sowie über zugriffsberechtigte Personen, zur Verfügung zu stellen. Wenn sie mich in Ihrem Unternehmen als externen Datenschutzbeauftragten haben, erstelle ich das Verzeichnis. Dem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten geht ein Datenschutzstatus (Datenschutz-Audit) und die Begehung Ihres Unternehmens voraus, da dies zwingend für die Erstellung desVerzeichnisses nötig ist.

Dieses Dokument wird durch eine von mir organisierten Belehrung allen Mitarbeitern zur Kenntnis gebracht und anschließend von allen unterschrieben.

Wird das Verzeichnis nicht oder nicht ordnungsgemäß (unvollständig) geführt, müssen Sie mit einem Einschreiten der Aufsichtsbehörden (Landesdatenschutzamt) rechnen. Die Aufsichtsbehörden haben einen Anspruch auf Einsicht des Verzeichnisses. Die von der Aufsichtsbehörde mit der Kontrolle beauftragten Personen sind hierzu notfalls befugt, während der Geschäftszeiten Ihr Grundstück und Ihre Geschäftsräume zu betreten und dort Prüfungen und Besichtigungen vorzunehmen. Liegt kein Verzeichnis vor, so kann dies je nach Aufsichtsbehörde (Landesdatenschutzamt) auch die Verhängung eines Zwangsgeldes nach sich ziehen, um die Erstellung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten zu veranlassen.